Interregionale training Crisisorganisatie VVT-instellingen

Op dinsdag 20 november kwamen zo’n dertig deelnemers bijeen voor een training Crisisorganisatie voor VVT-instellingen uit de regio Noord-Holland en Flevoland. Deze regionale bijeenkomst is tot stand gekomen op initiatief van de vijf GHOR-bureaus uit deze regio die intensief hebben samengewerkt om tot een mooi programma voor de VVT-instellingen te komen.

Aanleiding
In de praktijk tijdens hun contacten met de VVT-instellingen merkten de GHOR-bureaus dat er een behoefte was bij de VVT-instellingen om zich verder te ontwikkelen op het gebied van crisisbeheersing en de daarbij behorende crisisorganisatie. De training was dan ook bedoeld voor crisis- en veiligheidscoördinatoren van de verschillende VVT-instellingen. Zij hebben al enige basiskennis rondom crisismanagement en zijn verantwoordelijk in hun organisatie voor het ontwikkelen en in stand houden van de crisisorganisatie. De VVT-instellingen hebben bijvoorbeeld een crisisteam geformeerd in hun organisatie, maar de focus blijkt tot nu toe vooral op de BHV te liggen.

Programma
De vijf GHOR-bureaus hebben samen met Trimension een programma opgesteld om de crisis- en veiligheidscoördinatoren een praktisch opleidingsmoment te bieden, waar zij handvatten konden opdoen die zij in de praktijk kunnen inzetten. De training bood tevens een mooi netwerkmoment om collega’s van andere instellingen te ontmoeten en kennis en ervaringen te kunnen uitwisselen. Een ander doel van de training was om de GHOR beter te leren kennen en de wijze waarop de GHOR kan ondersteunen tijdens calamiteiten en crises.

Na een welkomstwoord vanuit de GHOR en een korte toelichting over de taken en rol van de Netwerken Acute Zorg, konden de deelnemers elkaar leren kennen middels een speeddate. Dit vond plaats aan de hand van drie vragen, waarbij de deelnemers per vraag rouleerden van gesprekspartner:

1. Hoe ziet jouw crisisorganisatie eruit en wat is jouw rol erin?
2. Wat vind jij de grootste uitdaging in jouw crisisrol (koude en warme fase)?
3. Welk (ongevraagd) advies over (de invulling/ontwikkeling van) jullie crisisorganisatie zou jij willen geven aan jouw leidinggevende of bestuurder?

Workshops
Na de interactieve start werden de deelnemers in drie groepen verdeeld, waarna de middag in het teken stond van drie workshops:

  • Pre-mortem analyse
    In deze workshop gingen de deelnemers aan de slag met een crisistype wat een grote impact kan hebben op de organisatie en waarover meer zicht nodig is op de risico’s. Doel van deze workshop was om aan de hand van dit crisistype terug te kijken op het verloop van zo’n crisis en wat er mis kan gaan/is gegaan, om hiervan te leren in de voorbereiding. Wat kun je bijvoorbeeld doen om de kans op een dergelijke crisis te verkleinen en waar moet je aan denken als dit toch zou gebeuren?
    Deze exercitie kan je ook heel goed met het crisisteam in je eigen organisatie doen om zo met elkaar scenario’s uit te werken en voor te bereiden.
  • Crisistafel
    De crisistafel is een soort tabletoptraining waarbij de deelnemers rondom een tafel stonden waarop met legopoppetjes, autootjes en andere speelgoedhulpmiddelen de crisisorganisatie met de verschillende partijen binnen de veiligheidsregio werd uitgebeeld. De verschillende rollen en teams van de ketenpartners en vooral de samenwerking en informatielijnen tussen deze partijen stonden centraal tijdens deze workshop.
    Ook deze workshop kan goed in de eigen organisatie worden gedaan met de leden van het crisisteam om beter inzicht te krijgen in de crisisorganisatie en wie er met wie communiceert tijdens een crisis.
  • Belemmeringen
    Tijdens deze workshop brachten de deelnemers met elkaar de belemmeringen in kaart die spelen bij het onderwerp Crisisbeheersing en OTO binnen de organisaties. Waar lopen de crisis- en veiligheidscoördinatoren tegenaan in hun functie om de organisatie goed voor te bereiden op een incident/crisis? Hieruit volgden vanzelfsprekend ook tips en aanbevelingen die met elkaar werden gedeeld. De slotconclusie om crisismanagement voor het voetlicht te kunnen brengen:
    - Pijn; laat betrokkenen en vooral bestuurders voelen en ervaren waar het belang ligt van goed crisismanagement en voorbereiding op incidenten/crises.
    - Leuk; OTO-activiteiten moeten leuk, leerzaam en stimulerend zijn.
    - WIBBRA; Wat Is Binnen Randvoorwaarden Realistisch Acceptabel?
    - Vier de successen!

Ervaringen en vervolg
Vanuit de evaluatieformulieren hebben de GHOR-bureaus veel positieve reacties gekregen, waaronder: 100% leerzaam, veel diepgang, netwerken belangrijk, crisismanagement op de agenda en incidenten aanpakken en delen met collega’s. Omdat de training zo’n succes was, zijn de GHOR-bureaus voornemens de training te herhalen in het voorjaar van 2019 voor collega’s en VVT-instellingen die niet bij de training aanwezig konden zijn. Als vervolg op deze training zal er in het  najaar van 2019 een bijeenkomst/training georganiseerd worden voor dezelfde doelgroep met een nieuw onderwerp. We hopen iedereen volgend jaar dus weer te zien om zo ook met elkaar het netwerk te onderhouden en weer een stap vooruit te kunnen zetten in crisisbeheersing en OTO bij de VVT-instellingen!

Deel deze pagina